La Protección de Datos de Carácter Personal es una materia que ha tomado importancia en los últimos años, fundamentalmente a raíz de la aprobación de la LO 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, convirtiéndose en una obligación a cumplir por las empresas si no quieren estar expuestas a duras sanciones por la Agencia Española de Protección de Datos.
Muchas veces las trampas surgen en el camino, por el propio devenir del La Ley Orgánica de Protección de Datos, en adelante LOPD, ha adquirido una gran importancia debido a que equipara y convierte el derecho a la protección de los datos personales en un derecho fundamental de las personas.
El derecho fundamental al que hacemos referencia tiene una estrecha relación con el derecho a la intimidad y al honor, encuadrándose todos ellos dentro del art. 18 de la Constitución. Este “nuevo” derecho fundamental adopta la denominación de libertad informativa o autodeterminación informática, protegiendo el “control que a cada una de las personas le corresponde sobre la información que les concierne personalmente, sea intima o no, para preservar el libre desarrollo de la personalidad”.
La LOPD establece una serie de obligaciones en aras a la protección de los datos personales contenidos en ficheros automatizados que poseen empresas y administraciones públicas, y que son tratadas por éstas con diferentes finalidades; gestión de personal, proveedores, clientes, campañas de marketing, etc.
OBLIGACIONES BÁSICAS IMPUESTAS POR LA LOPD
Las obligaciones básicas impuestas por la LOPD se pueden resumir en:
1. LEGALIZAR. Todos los ficheros de datos de carácter personal deberán estar inscritos y legalizados ante la Agencia Española de Protección de Datos.
2. LEGITIMAR. Todos los datos de carácter personal recogidos por la empresa, deben contar con el consentimiento del afectado, así como cumplir una serie de principios básicos como son:
A. Principio del consentimiento del afectado.
B. Principio de información
C. Principio de calidad de los datos
A. Por principio del consentimiento entiende la Ley que es la manifestación de voluntad, libre, inequívoca, específica e informada, mediante la cual el interesado consiente el tratamiento de los datos personales que le son recabados.
Cuando una empresa decide recabar datos de carácter personal debe, para poder utilizarlos, recabar el consentimiento de la persona que los cede. Ese consentimiento no se basa en que demos los datos, sino en qué nosotros seamos conscientes de que los damos. Por ello, se exige casi siempre (existen excepciones) que la persona que da sus datos personales lo manifieste conscientemente, y que ese consentimiento sea informado.
Ello supone que el consentimiento del afectado deberá ser precedido por una declaración del Responsable del Fichero (la empresa que los recaba) en la que se indiquen, de forma clara y fácilmente comprensible, los datos que van a ser objeto de tratamiento y las finalidades a que van a ser destinados, para que los interesados indiquen, sin ningún género de dudas, su conformidad con su tratamiento o su oposición al mismo.
Actualmente, se recaban más datos a través de formularios en páginas web que de manera tradicional y encontramos, en ellos, una serie de casillas de verificación en las que aparece que, además de ceder los datos, damos nuestro consentimiento para recibir cualquier tipo de publicidad o comunicación a través de correo electrónico. Estas casillas, según lo dispuesto en la normativa Comunitaria sobre Comunicaciones Comerciales y en lo que dispone la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, deben estar en blanco para que sea el propio afectado el que las marque si desea recibir tal información y porque tal acto supone el consentimiento expreso.
En cuanto a las excepciones sobre que el consentimiento sea expreso e inequívoco, encontramos las siguientes:
1º.- No es necesario recabar el consentimiento del afectado cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio propio de las Administraciones Públicas.
2º.- Tampoco es necesario el consentimiento cuando los datos se refieran a las partes de un contrato o precontrato en una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para el cumplimiento o el mantenimiento de las obligaciones nacidas del mismo.
3º.- No será necesario el consentimiento del afectado si los datos son recabados de fuentes accesibles al público. Pero, en el caso de que sean utilizados estos datos, en cada comunicación que se realice, se informará al interesado que sus datos proceden de estas fuentes, con lo que puede entenderse que es un consentimiento a posteriori.
B. El principio del deber de información es la obligación que tienen las empresas de informarnos, de forma previa a la recogida, de modo expreso, inequívoco y preciso de lo siguiente:
1º.- De la existencia de un "fichero" al que serán incorporados los datos que nos solicitan.
2º.- Del carácter obligatorio o facultativo de consignar determinados datos.
3º.- De las consecuencias de la obtención de los datos.
4º.- De la posibilidad del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de los datos.
5º.- De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.
C. Esta información previa que se nos debe entregar a la recogida responde también al principio de calidad y contenido de los datos que nos son solicitados. La calidad hace referencia a que los datos son recogidos para una concreta finalidad, y no podrán ser destinados por el Responsable del Fichero a otras finalidades. La finalidad también nos permite reconocer qué fichero es al que deben dirigirse los interesados para ejercitar los derechos reconocidos por la Ley: los derechos de acceso, modificación, oposición y cancelación.
Si la empresa que almacena y trata datos de carácter personal cumple con los tres principios básicos, facilita al interesado el ejercicio de estos derechos en los plazos y en los extremos señalados por la ley (derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos sometidos a tratamiento, la modificación, cancelación u oposición a su tratamiento o cesión, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas y las que se prevén realizar) y legaliza el fichero ante el Registro de la Agencia de Protección de Datos, estableciendo unas medidas de seguridad para la protección del mismo, estará totalmente segura de no incurrir en las infracciones previstas.
Además, hay que tener en cuenta las precauciones a adoptar en el caso de que los datos de carácter personal vayan a ser cedidos a otras empresas, o bien cuando el tratamiento de estos datos se va a efectuar por cuenta de tercero, ya que deberán realizarse contratos específicos.
3. PROTECCIÓN. La LOPD y el Reglamento de Medidas de Seguridad (RD 994/1999), establecen la obligación de establecer una serie de medidas de carácter técnico y organizativo que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal, medidas que habrán de adoptarse / implementarse por la empresa o profesional que almacene estos datos. Entre estas medidas se incluye la elaboración de un Documento de Seguridad en el que se detallarán los datos almacenados, las medidas de seguridad adoptadas, así como las personas que tienen acceso a esos datos.
El cumplimiento de cada una de estas obligaciones tan sólo exige un pequeño esfuerzo de las empresas y profesionales, que junto al asesoramiento adecuado, evitará disgustos y la imposición de duras sanciones económicas.
Muchas veces las trampas surgen en el camino, por el propio devenir del La Ley Orgánica de Protección de Datos, en adelante LOPD, ha adquirido una gran importancia debido a que equipara y convierte el derecho a la protección de los datos personales en un derecho fundamental de las personas.
El derecho fundamental al que hacemos referencia tiene una estrecha relación con el derecho a la intimidad y al honor, encuadrándose todos ellos dentro del art. 18 de la Constitución. Este “nuevo” derecho fundamental adopta la denominación de libertad informativa o autodeterminación informática, protegiendo el “control que a cada una de las personas le corresponde sobre la información que les concierne personalmente, sea intima o no, para preservar el libre desarrollo de la personalidad”.
La LOPD establece una serie de obligaciones en aras a la protección de los datos personales contenidos en ficheros automatizados que poseen empresas y administraciones públicas, y que son tratadas por éstas con diferentes finalidades; gestión de personal, proveedores, clientes, campañas de marketing, etc.
OBLIGACIONES BÁSICAS IMPUESTAS POR LA LOPD
Las obligaciones básicas impuestas por la LOPD se pueden resumir en:
1. LEGALIZAR. Todos los ficheros de datos de carácter personal deberán estar inscritos y legalizados ante la Agencia Española de Protección de Datos.
2. LEGITIMAR. Todos los datos de carácter personal recogidos por la empresa, deben contar con el consentimiento del afectado, así como cumplir una serie de principios básicos como son:
A. Principio del consentimiento del afectado.
B. Principio de información
C. Principio de calidad de los datos
A. Por principio del consentimiento entiende la Ley que es la manifestación de voluntad, libre, inequívoca, específica e informada, mediante la cual el interesado consiente el tratamiento de los datos personales que le son recabados.
Cuando una empresa decide recabar datos de carácter personal debe, para poder utilizarlos, recabar el consentimiento de la persona que los cede. Ese consentimiento no se basa en que demos los datos, sino en qué nosotros seamos conscientes de que los damos. Por ello, se exige casi siempre (existen excepciones) que la persona que da sus datos personales lo manifieste conscientemente, y que ese consentimiento sea informado.
Ello supone que el consentimiento del afectado deberá ser precedido por una declaración del Responsable del Fichero (la empresa que los recaba) en la que se indiquen, de forma clara y fácilmente comprensible, los datos que van a ser objeto de tratamiento y las finalidades a que van a ser destinados, para que los interesados indiquen, sin ningún género de dudas, su conformidad con su tratamiento o su oposición al mismo.
Actualmente, se recaban más datos a través de formularios en páginas web que de manera tradicional y encontramos, en ellos, una serie de casillas de verificación en las que aparece que, además de ceder los datos, damos nuestro consentimiento para recibir cualquier tipo de publicidad o comunicación a través de correo electrónico. Estas casillas, según lo dispuesto en la normativa Comunitaria sobre Comunicaciones Comerciales y en lo que dispone la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, deben estar en blanco para que sea el propio afectado el que las marque si desea recibir tal información y porque tal acto supone el consentimiento expreso.
En cuanto a las excepciones sobre que el consentimiento sea expreso e inequívoco, encontramos las siguientes:
1º.- No es necesario recabar el consentimiento del afectado cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio propio de las Administraciones Públicas.
2º.- Tampoco es necesario el consentimiento cuando los datos se refieran a las partes de un contrato o precontrato en una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para el cumplimiento o el mantenimiento de las obligaciones nacidas del mismo.
3º.- No será necesario el consentimiento del afectado si los datos son recabados de fuentes accesibles al público. Pero, en el caso de que sean utilizados estos datos, en cada comunicación que se realice, se informará al interesado que sus datos proceden de estas fuentes, con lo que puede entenderse que es un consentimiento a posteriori.
B. El principio del deber de información es la obligación que tienen las empresas de informarnos, de forma previa a la recogida, de modo expreso, inequívoco y preciso de lo siguiente:
1º.- De la existencia de un "fichero" al que serán incorporados los datos que nos solicitan.
2º.- Del carácter obligatorio o facultativo de consignar determinados datos.
3º.- De las consecuencias de la obtención de los datos.
4º.- De la posibilidad del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de los datos.
5º.- De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.
C. Esta información previa que se nos debe entregar a la recogida responde también al principio de calidad y contenido de los datos que nos son solicitados. La calidad hace referencia a que los datos son recogidos para una concreta finalidad, y no podrán ser destinados por el Responsable del Fichero a otras finalidades. La finalidad también nos permite reconocer qué fichero es al que deben dirigirse los interesados para ejercitar los derechos reconocidos por la Ley: los derechos de acceso, modificación, oposición y cancelación.
Si la empresa que almacena y trata datos de carácter personal cumple con los tres principios básicos, facilita al interesado el ejercicio de estos derechos en los plazos y en los extremos señalados por la ley (derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos sometidos a tratamiento, la modificación, cancelación u oposición a su tratamiento o cesión, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas y las que se prevén realizar) y legaliza el fichero ante el Registro de la Agencia de Protección de Datos, estableciendo unas medidas de seguridad para la protección del mismo, estará totalmente segura de no incurrir en las infracciones previstas.
Además, hay que tener en cuenta las precauciones a adoptar en el caso de que los datos de carácter personal vayan a ser cedidos a otras empresas, o bien cuando el tratamiento de estos datos se va a efectuar por cuenta de tercero, ya que deberán realizarse contratos específicos.
3. PROTECCIÓN. La LOPD y el Reglamento de Medidas de Seguridad (RD 994/1999), establecen la obligación de establecer una serie de medidas de carácter técnico y organizativo que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal, medidas que habrán de adoptarse / implementarse por la empresa o profesional que almacene estos datos. Entre estas medidas se incluye la elaboración de un Documento de Seguridad en el que se detallarán los datos almacenados, las medidas de seguridad adoptadas, así como las personas que tienen acceso a esos datos.
El cumplimiento de cada una de estas obligaciones tan sólo exige un pequeño esfuerzo de las empresas y profesionales, que junto al asesoramiento adecuado, evitará disgustos y la imposición de duras sanciones económicas.
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